發布時間：2020/11/6 11:20:44 信息來源： (海茵公司 封雁萍) 瀏覽次數：11059
“借鑒用戶畫像思維，結合OA平臺的數據分析對具體部門公文情況進行畫像，針對性地提出解決辦法，公文審核效率明顯提高了?！蔽遗d奮地向部門領導匯報。
作為海茵公司行秘崗員工，在日常收發文、公司網站和內刊中，我深深感受到軌道地產公司對數字信息化建設的高度重視，在OA、HR系統運行良好后，2020年軌道薈運營系統開通了在線開盤支付、在線物業繳費等功能，極大地提升了軌道地產公司的市場競爭力。這讓我深受鼓舞，同時也在思索怎樣運用平臺的賦能提升崗位的工作效率，做好公文審核服務。
猶記得我2019年畢業不久就入職到海茵公司從事行秘崗工作，由于國企房開公司公文專業性較強，而自己經驗不足，每當OA有3個以上審批流程就會緊張，甚至連晚上做夢都是在審核公文。這個痛點讓我寢食難安，通過帶著問題不斷進行學習，我突然發現，也許用戶畫像這個思維模式可以幫助解決眼前的難題。用戶畫像是勾畫目標用戶、聯系用戶訴求與設計方向的有效工具，在大數據時代背景下，將用戶的每個具體信息抽象成標簽，利用這些標簽將用戶形象具體化，從而為用戶提供有針對性的服務。我大膽借鑒用戶畫像的思維模式，對發文最多的某部門OA上的相關數據進行了整理、統計和分析，歸納出三個標簽：一是發文對象多，其中：政府機關及行政主管部門約占11.2%，上級主管單位約占38.4%，協作單位約占30.4%，客戶約占20%；二是年代久遠及復雜性業務公文多，占該部門發文總數的32%；三是公文修改處多，平均每份公文修改點為5-6個，其中：行文格式問題約占問題總數的47%，邏輯條理問題約占問題總數的34%，數字表述問題約占問題總數的13%，單位名稱問題約占問題總數的6%。
經過深思熟慮，我向部門領導匯報并建議采取以下方法：一是將不同的發文對象按政府機關、行政主管部門、上級主管單位以及協作單位等進行分類，根據不同的發文對象整理出相對應的文體、格式、常用語句等，形成模板，作為業務部門的擬稿參考；二是通過培訓、書籍、網絡、工作實踐等多方面積累專業知識，對于年代久遠或者復雜的發文，通過查檔和詢問當事人等方法，客觀還原事情發生經過，充分了解擬文意圖，確保中心思想不變的前提下，對發文內容進行完善；三是整理歸納擬稿人的行文習慣，根據不同擬稿人的特點進行針對性的擬文指導等。
經過與該部門半年的溝通交流，效果開始顯現，2020年該部門每篇發文修改點由5-6個減少到2-3個，同比減少約50%，核稿時間同比減少約40%，跨部門協作溝通更順暢了。
軌道地產公司的強大的數字信息化平臺既提升了我的視野，讓我感受到新時代背景下數字信息化領域的豐富內涵，又讓我更新了觀念，體驗到信息技術支持下的業務創新成果。這些都培養了我的數據意識和理論素養，還讓我充分了解到自身的優勢和不足。
千里之行，始于足下。我將立足于自己本職崗位，繼續加強對公司業務和數字信息化管理的學習，認真實踐以用戶為中心的服務精神，扎扎實實地做好公文審核工作。
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